Licznik odwiedzin : 2696334
Logo

Gdzie uregulować kompetencje dyrektora oraz jego zastępców

Przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej zawierają zaledwie kilka przepisów o kompetencjach dyrektora i jego zastępców. Wszystko zależy od uregulowań statutowych, jednak uprawnienia i obowiązki dyrektora mogą pochodzić jeszcze z Kodeksu cywilnego i Kodeksu pracy. Jak zatem ustalić kompetencje zastępcy?

Kwestie zarządzania instytucjami kultury, w zakresie samego kierowania instytucją, nie zaś trybu powoływania lub odwoływania dyrektora lub jego zastępców, są potraktowane w uodk w sposób raczej marginalny. Pozostawia się te kwestie rozwiązaniom nie ustawowym, ale statutowym.

Zakres zadań dyrektora
Same zadania kierownictwa instytucji zajmują zaledwie jeden, jednozdaniowy przepis art. 17 uodk, który stanowi jedynie, że dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Określenie to jednak jest bardzo istotne, gdyż wskazuje ono na status dyrektora i jego rolę w instytucji – instytucja kultury zgodnie z obowiązującymi przepisami ma mieć jedną osobę kierującą. Dyrektor jest więc – w rozumieniu przepisów kodeksowych – osobą kierującą jednoosobowo zakładem pracy i tak samo jednoosobowo reprezentuje pracodawcę (instytucję kultury jako osobę prawną będącą pracodawcą).

Zasada ta oznacza jednak zarazem względną samodzielność dyrektora, oczywiście w ramach obowiązujących w jednostce-instytucji kultury przepisów organizacyjnych, zwłaszcza statutowych oraz regulaminów. Zakres organizacji pracy dyrektora, lub szerzej – kierownictwa instytucji kultury (gdyż do ścisłego kierownictwa można zaliczyć nie tylko samego dyrektora o czym niżej), rozumianego jednak nie jako odrębny organ, ale osoby kierujące jednostką – nie jest jednak przedmiotem regulacji na poziomie statutowym.

Wskazuje na to orzecznictwo administracyjne. Przykładowo, w rozstrzygnięciu nadzorczym Wojewody Łódzkiego z dnia 2 grudnia 2009 r., nr PNK.I-0911/458/2009 wskazano, że przepis art. 17 uodk wyraża zasadę jednoosobowego kierownictwa i reprezentacji instytucji kultury przez jej dyrektora. Dlatego ani ten przepis ani inne szczególne unormowania nie upoważnia rady gminy do uregulowania w statucie muzeum zasad działania dyrektora lub innych osób w zakresie składania oświadczeń w imieniu muzeum.

W zakresie zarządzania instytucją można więc wyróżnić następujące kompetencje dyrektora:

  • reprezentacja instytucji kultury na zewnątrz, tj. przed organizatorem, urzędami państwowymi i samorządowymi, przed sądami oraz innymi organami władzy publicznej,
  • reprezentacja instytucji kultury przed innymi podmiotami prawnymi; dyrektor jest w takim wypadku organem osoby prawnej, który składa oświadczenia woli (np. zawiera i rozwiązuje umowy) w imieniu instytucji – art. 38 Kodeksu cywilnego,
  • w stosunkach pracy dyrektor jest przedstawicielem pracodawcy, w imieniu instytucji kultury zawiera i rozwiązuje umowy o pracę z pracownikami (art. 3[1] § 1 Kodeksu pracy),
  • dyrektor państwowej lub samorządowej instytucji kultury jest też osobą odpowiedzialną za finanse tej instytucji, jako jednostki sektora finansów publicznych – art. 53 ust. 1 w zw. z art. 9 pkt 13 ustawy o finansach publicznych,
  • dyrektor instytucji kultury odpowiada także – jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych – za naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Poza reprezentacją dyrektor odpowiedzialny jest także za bieżącą działalność instytucji kultury, przy czym nie zawsze to dyrektor będzie podejmował decyzje, niekiedy część zadań, zwłaszcza w zakresie nadzoru nad bieżącą działalnością i pracą zatrudnionych, będą wykonywać inni pracownicy instytucji, zgodnie z ich zakresem obowiązków.

Czy dyrektor instytucji kultury musi mieć zastępcę
W przypadku zastępców dyrektora regulacja ustawowa jest jeszcze bardziej skąpa. Przede wszystkim już przepisy uodk w żadnym miejscu nie przewidują konieczności zatrudniania zastępców dyrektora. To oznacza, że dyrektor może całkowicie samodzielnie prowadzić własną działalność jako kierownik instytucji, bez zastępców.
Art. 15 ust. 8 uodk stanowi, że statut instytucji kultury może przewidywać utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora lub stanowisk zastępców dyrektora. W takim przypadku statut określa liczbę stanowisk zastępców dyrektora oraz tryb ich powoływania i odwoływania.

Zwróćmy uwagę na sformułowanie tego przepisu. Użycie w przepisie określenia „może” oznacza fakultatywne działanie przepisu tj. organizator ma w gruncie rzeczy wybór pomiędzy rozmaitymi opcjami rozwiązania tej kwestii: wpisać do statutu konieczność powołania zastępców, pozostawić kwestię powoływania zastępców wyłącznie w gestii dyrektora, wreszcie zrezygnować w ogóle z instytucji zastępcy dyrektora.
Jednak to ostatnie rozwiązanie (brak zastępcy w ogóle) nie wydaje się prawidłowe z punktu widzenia chociażby organizacyjnego. W takim wypadku istnieje bowiem ryzyko pozbawienia instytucji kultury osoby zarządzającej (w sytuacjach losowych – choroby, wypadku dyrektora, czy nawet poważniejszych kwestii np. jego aresztowania). Trzeba bowiem ustalić, kto w razie nieobecności dyrektora ma podejmować decyzje dotyczące żywotnych interesów instytucji kultury. Przy braku zastępcy musiałby sprawy instytucji prowadzić wyznaczony przez organizatora pełnomocnik, co jednak i tak wymagałoby wpisania odpowiednich postanowień do statutu.
Skoro ustawa stwierdza tylko o możliwości powoływania zastępców, siłą rzeczy nie reguluje też w ogóle kwestii kompetencji zastępców i ich relacji z dyrektorem oraz organizatorem. Również jest to materia statutowa.

Jak ustalić kompetencje zastępców
Aby ustalić status zastępców dyrektora należy pamiętać, iż w świetle art. 128 § 2 pkt 2 kp są oni zaliczani – tak samo jak sam dyrektor oraz główny księgowy jednostki – do grona pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Jednakże dyrektor, zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa instytucji kultury, która wyklucza tworzenie w instytucji kolegialnego organu zarządzającego, pełni nie tylko obowiązki pracodawcy w stosunku do swoich zastępców, ale jest także ich zwierzchnikiem służbowym, tym samym zastępcy dyrektora są pracownikami podległymi dyrektorowi, a dyrektor jest ich przełożonym. Oznacza to również, że dyrektor ma prawo wydawania zastępcom wiążących poleceń służbowych, a zastępcy mają obowiązek ich wykonywania.
Ponieważ zastępcy są podwładnymi dyrektora, to ich zakres kompetencji i zadania mogą zostać przez samego dyrektora określone w regulaminie organizacyjnym lub w aktach powołania zastępców. Przepisy ustawowe nie przewidują np. utworzenia stanowisk zastępcy dyrektora ds. artystycznych i zastępcy dyrektora ds. administracyjnych. Jest to materia wyłącznie statutowa i w gruncie rzecz należąca do organizatora.
Rozwiązania mogą być różne, zwłaszcza w przypadku instytucji artystycznych. Pierwszym sposobem może być przekazanie zastępcy kompetencji organizacyjnych, pozostawiając sprawy koncepcji działania, misji instytucji itp. kwestii samemu dyrektorowi.

Przykład Statut teatru miejskiego w W. przewiduje, że zarządzającym instytucją i kierownikiem artystycznym w jednej osobie jest dyrektor teatru. Poza dyrektorem w teatrze zatrudniony jest jeszcze zastępca dyrektora zajmujący się – zgodnie ze statutem i zakresem obowiązków – tylko sprawami organizacyjno-finansowymi.

Drugim sposobem ustalenia kompetencji jest wpisanie do statutu powoływania przez dyrektora dwóch zastępców:

  • ds. artystycznych (ewentualnie programowych) i
  • ds. administracyjno-finansowych.

W tym wypadku ważnym jest rozgraniczenie kompetencji obydwu zastępców w sytuacji „normalnego” wykonywania obowiązków i zwykłej pracy instytucji.

Przykład Statut muzeum w M. ustanawia dwa stanowiska zastępców dyrektora – zastępcy ds. programowych, który zajmuje się ściśle przygotowywaniem w określonych terminach programów imprez, wystaw oraz innych przedsięwzięć związanych z działalnością muzeum.
Drugim zastępcą jest zastępca ds. ekonomicznych, który zajmuje się bieżącą działalnością muzeum, finansowaniem, kosztorysami, administrowaniem budynkiem, odpowiada też za sprawy kadrowe. Zastępca dyrektora ds. ekonomicznych ma też obowiązek zapoznawać się z programami prac muzealnych i wydawać opinie o możliwościach sfinansowania danych przedsięwzięć.

Warto wspomnieć, że niektóre instytucje kultury mogą także w pewnym zakresie zajmować się działalnością z różnych dziedzin nauki. Chodzi tu głównie o muzea czy biblioteki. Przy takich instytucjach można powoływać w statucie stanowisko jeszcze jednego zastępcy – ds. naukowych, który zajmowałby się koordynacją prac naukowych i współpracą z uczelniami, szkołami i placówkami oświatowymi, oraz zarządzał szeroko rozumianą działalnością popularyzatorską. Kompetencje tego rodzaju mogą być jednak przypisane zarówno zastępcy ds. programowych (lub artystycznych) albo samemu dyrektorowi.

Zastępca w roli dyrektora
Poza bieżącą działalnością należy mieć na uwadze także jeszcze jeden aspekt funkcji zastępcy – mianowicie wykonywanie czynności dyrektora pod jego nieobecność.
Funkcje zastępców w takich przypadkach również powinny być określone w statucie. W zakresie stosunków pracy oraz zawierania indywidualnych umów cywilnoprawnych wskazanie statutowe jest decydujące co do kompetencji danego zastępcy lub zastępców w zakresie zawierania takich umów.
W przypadku stosunków pracy możliwość zawierania umów o pracę przez zastępcę zamiast dyrektora przewiduje art. 3[1] § 1 kp, zgodnie z którym, oprócz osoby lub organu zarządzającego czynności z zakresu prawa pracy wykonuje także inna wyznaczona do tego osoba. Wyznaczenie zastępcy dyrektora jako osoby wykonującej czynności wyżej wymienione oznacza nałożenie na niego kompetencji pracodawcy – w określonych statutem sytuacjach.

Przykład Statut Dzielnicowego Ośrodka Kultury w P.-L. ustanawia stanowiska dwóch zastępców dyrektora DOK – zastępcy ds. programowych i zastępcy ds. ekonomicznych. Statut przewiduje, że pod nieobecność dyrektora wszelkie czynności z zakresu prawa pracy ma prawo i obowiązek podejmować w imieniu DOK zastępca ds. ekonomicznych, natomiast w razie również jego nieobecności – zastępca ds. programowych. W takim wypadku, przy nieobecności dyrektora i obecności obu zastępców prawo zawierania umów o pracę ma tylko zastępca ds. ekonomicznych.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli umowę o pracę zawrze prawidłowo nieumocowany do tego zastępca, ale pracownik zostanie do pracy dopuszczony i rozpocznie wykonywanie obowiązków służbowych, wówczas stosunek pracy jest uznawany za skutecznie zawarty – mimo dokonania czynności prawnej przez osobę nieupoważnioną. W przypadku umów cywilnoprawnych brak należytego umocowania po stronie instytucji skutkuje jednak nieważnością umowy. Jednak osoba, która zawarła taką umowę mimo braku umocowania, odpowiada osobiście za szkody, które zostały w ten sposób wyrządzone, w stosunku do osób, które nie wiedziały o braku umocowania do zawierania umów (art. 39 § 1 kc).

Michał Culepa
specjalista w zakresie instytucji kultury