Licznik odwiedzin : 1345245
Logo
10-10-2017

Zwyczajny Walny Zjazd

LVIII Zwyczajny Walny Zjazd Delegatów ZASP odbędzie się
w dniach 16-17 kwietnia 2018 roku

Dyrektor może uniknąć sprawy w sądzie dzięki mediacji

Konflikty, nieporozumienia, spory. Rozwiązanie ich to dla każdego dyrektora teatru perspektywa spędzania wielu godzin w sądach. Można tego uniknąć dzięki instytucji mediacji, której od stycznia 2016 roku ustawodawca nadał nowe życie.

Czym jest mediacja

Mediacja to efektywna metoda rozwiązywania konfliktów, która szybko pozwala uzyskać zadowalające rozstrzygnięcie, zaoszczędzić pieniądze, utrzymać dobre relacje z pracownikami i kontrahentami, a także zwiększyć gwarancję usunięcia konfliktu na trwałe. Co istotne celem postępowania mediacyjnego nie jest ustalenie, która ze stron ma rację, tylko wypracowanie wzajemnie akceptowalnego porozumienia, w którego osiągnięciu pomóc ma stronom mediator.

Ważne!
Mediacja pomaga rozwiązywać konflikty osób prywatnych, podmiotów gospodarczych, zatem nie ma przeszkód, aby ten najbardziej kulturalny sposób rozwiązywania konfliktów stosować też w instytucjach z kulturą w nazwie. Znajduje ona zastosowanie we wszystkiego rodzaju sprawach, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody, tj. w sprawach, w których wynik postępowania zależny jest od woli stron.

Można ją przeprowadzić w sprawach cywilnych (np. w sprawie o zapłatę zaległego czynszu najmu za lokal, z którego dana instytucja korzysta), karnych, zamówień publicznych (np. pomoże rozwiązać spór między inwestorem a wykonawcą o zapłatę kary umownej za nienależyte wykonanie umowy budowy sali koncertowej). Zaletą mediacji w tego typu spawach jest niewątpliwie znacznie szybsze przyczynienie się do usunięcia konfliktu, a co za tym idzie znacznie sprawniejsza realizacja zadań publicznych.

Ważne!
Mediacja to instytucja dobrowolna. Nikt nie może zatem zmusić dyrektora do mediacji, który wyrażając na nią zgodę, przystępuje do niej świadomie. Z tego samego powodu nie zmusi się do mediacji drugiej strony. Trzeba ją do tego przekonać. Wyrazem dobrowolności mediacji jest to, że na każdym etapie, jeżeli którakolwiek ze stron stwierdzi, że nie spełnia ona jej oczekiwań może ją przerwać i zrezygnować z dalszych rozmów. Jest to niewątpliwie jeden z większych atutów tej instytucji zapewniający zaangażowanym w konflikt stronom poczucie komfortu i bezpieczeństwa.

W najliczniejszej grupie spornych spraw – pracowniczych, trudnością może być to, że pracodawca pozostający w konflikcie z pracownikiem chcąc się z nim porozumieć poza salą sądową nie może wykorzystać łączącego ich stosunku zależności i podporządkowania i wymóc na pracowniku zgody na przystąpienie do mediacji. W tym jednak przypadku rolą dyrektora powinno być wskazanie korzyści z niej płynących, szczególnie jeśli mimo konfliktu dyrektorowi zależy na utrzymaniu stosunku pracy i zachowaniu dalszych, dobrych relacji z podwładnym.

Praktyczna rada dla dyrektora

Z punktu widzenia dyrektora jako szefa instytucji należałoby rozważyć czy podczas formułowania umowy, szczególnie cywilnej (np. najmu, dzierżawy, zlecenia, świadczenia usług, dzieła) nie warto zawrzeć postanowienia, które w sytuacji konfliktowej dawałoby pierwszeństwo polubownej metodzie rozwiązywania sporów jaką jest mediacja, przed skierowaniem sprawy do sądu. Pozwoliłoby to uniknąć stresujących spotkań w sądzie, zaoszczędzić pieniądze wydane na opłaty sądowe i droższą zwykle w takim przypadku obsługę prawną, a także utrzymać poprawne relacje z kontrahentami, dbając jednocześnie o dobry public relations prowadzonej instytucji.

Czemu akurat mediator najlepiej pomoże zwaśnionym stronom

Mediator, który czuwa nad przebiegiem postępowania mediacyjnego, jest osobą bezstronną. Nie ocenia, nie podpowiada, nie doradza. Jego zadaniem jest zapewnienie stronom optymalnych warunków do rozmowy, nadzorowanie, aby przebieg postępowania mediacyjnego nie wymknął się spod kontroli, żeby strony wzajemnie sobie nie przerywały, nie obrażały, używały cenzuralnego języka. Odpowiada również za prawidłowe sformułowanie ugody.

Jakie są walory mediacji

Postępowanie mediacyjne jest poufne. Każda ze stron, jak również mediator obowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedzieli się w toku prowadzonej mediacji. Bezskuteczne jest powoływanie się przed sądem na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

Ważne!
Strony spotykają się z mediatorem poza salą rozpraw, w przyjaznym miejscu, przebieg mediacji nie jest rejestrowany. Dzięki temu osoba zlecająca skierowanie sprawy do mediacji ma pewność, że jest bezpieczna i nie zaszkodzi to jej interesom.

Szef instytucji, który nie chce bezpośrednio uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym, ma prawo udzielić pełnomocnictwa adwokatowi, radcy prawnemu lub np. kadrowej, którzy mogą zastąpić go w tej roli (pracownik również może ustanowić pełnomocnika). Należy mu oczywiście przekazać swoje stanowisko i zwykle brzegowe warunki potencjalnej ugody. Jeżeli dojdzie do porozumienia z drugą stroną, wówczas profesjonalny pełnomocnik może wyręczyć mediatora i sam sformułować projekt ugody, który potem dyrektor może jeszcze zmodyfikować lub zatwierdzić. W praktyce, gdy w mediacji uczestniczą adwokaci lub radcowie prawni, wówczas to oni zajmują się przygotowaniem projektu ugody, ze względu na fakt, że posiadają często większe doświadczenie w tym zakresie niż mediatorzy, którzy często nie posiadają wykształcenia prawniczego. Atutem mediatorów jest natomiast ich specjalistyczne przeszkolenie w zakresie sposobów rozwiązywania konfliktów oraz doświadczenie zdobyte przy wcześniejszym godzeniu rzeszy innych zwaśnionych stron. Jeżeli jednak pracodawca postanowi osobiście uczestniczyć w mediacji, wówczas warto pamiętać, że pomimo braku formalizmu postępowania mediacyjnego, ma ono określony przebieg.

Jak wygląda negocjacja krok po kroku

Dyrektor przygotować się powinien na to, iż z reguły przebiegało ono będzie według następującego schematu:

  1. Monolog mediatora – mediator informuje strony czym jest mediacja, jakie są jej zasady i jaki jest jej cel. Na koniec tego etapu mediator odbiera zgodę stron na mediację i osobę mediatora.
  2. Prezentacja stanowisk – strony swobodnie wypowiadają się, prezentują swoje racje i argumenty.
  3. Ustalenie kwestii do negocjacji – strony określają arenę konfliktu i kwestie, o których chcą rozmawiać.
  4. Sesje odrębne – każda ze stron ma czas na swobodną, indywidualną rozmowę z mediatorem,
  5. Sesje wspólne – zestawienie interesów stron, negocjacje.
  6. Zawarcie ugody – sformułowanie ostatecznych postanowień wypracowanych podczas negocjacji.
  7. Sporządzenie protokołu – mediator sporządza protokół z przebiegu postępowania mediacyjnego. Protokół z przebiegu mediacji podpisują wszystkie uczestniczące w sesjach mediacyjnych osoby, czyli poza samymi stronami również mediator. Jednak sama ugoda powinna być podpisana wyłącznie przez strony uczestniczące w mediacji – stanowi bowiem rodzaj umowy zawartej między stronami. W sytuacji gdy jedna ze stron nie może się własnoręcznie podpisać pod treścią ugody, niemożność tę stwierdza się w protokole.

Gdy sprawa trafi do sądu, szansa na mediację dalej istnieje

Mediacja może być pozasądowa (umowna) lub sądowa. Pozasądowa ma miejsce, gdy jedna ze strona (lub obie) pozostając w konflikcie z drugą decyduje się na polubowne załatwienie sprawy nim trafi ona do sądu. Jak wcześniej wspomniano, może przewidywać ją już umowa łącząca instytucję kultury z kontrahentem. Można wówczas zdecydować już o osobie mediatora bądź sposobie jego wyboru. Wskazane jest, aby mediację prowadziła wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów, co daje rękojmię, że nie jest to osoba przypadkowa.

Ważne!
W przypadku mediacji umownej z mediatorem ustalić należy wysokość wynagrodzenia. W tej kwestii trudno wskazać jakiekolwiek widełki kwotowe, gdyż każdy mediator dowolnie określa stawki wynagrodzenia za swoją pracę. Niektórzy wybierają system rozliczeniowy godzinowy, inni ryczałtowy. W większych ośrodkach, które skupiają mediatorów, dostępne są cenniki za poszczególne rodzaje spraw. Istnieje wtedy możliwość zorientowania się, na jakie koszty instytucja musi się przygotować.

Od stycznia 2016 roku karierę robi natomiast mediacja sądowa, z którą mamy do czynienia, kiedy sprawę do mediacji kieruje bezpośrednio sąd, bez inicjatywy samych stron. Zakres i możliwości mediacji zostały bardzo rozszerzone w stosunku do poprzedniego stanu prawnego. Procedura cywilna obecnie również stawia na mediację, czego wyrazem jest chociażby to, że każdy pozew musi zawierać informację czy strony podjęły próbę mediacji, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Obecnie sąd może skierować sprawę do mediacji na każdym etapie postępowania, zatem jest to możliwe nawet na etapie postępowania odwoławczego. Mediacja nie odbędzie się, jeśli w ciągu tygodnia od doręczenia lub ogłoszenia postanowienia o skierowaniu do mediacji którakolwiek ze stron wyrazi sprzeciw. Mediację obecnie uważa się za tak ważną alternatywną metodę kończenia sporów, że sędzia prowadzący sprawę może wezwać strony na posiedzenie informacyjne i namawiać je do podjęcia mediacji, przy czym nie stawienie się na takie posiedzenie zagrożone jest zapłatą kosztów na rzecz drugiej strony. Mediacja, którą zlecił sąd, może potrwać maksymalnie 3 miesiące, a nawet dłużej jeśli strony o to poproszą sąd.

Udana mediacja kończy się ugodą

Jeżeli dojdzie do zawarcia ugody, mediator ma obowiązek przekazać protokół do sądu, który zlecił przeprowadzenie mediacji. Jeżeli natomiast mediacja toczyła się bez zlecenia sądu – do sądu, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej. Jeżeli do zawarcia ugody nie dojdzie, mediator powinien przedstawić sądowi protokół potwierdzający, że do przedmiotowej ugody nie doszło. Oczywiście jeśli mediacja była prowadzona z inicjatywy samych stron (bez pośrednictwa sądu) i nie doprowadziła do ich pogodzenia się i zawarcia ugody, mediator nie ma obowiązku składania protokołu w sądzie. W takim przypadku mediator zobowiązany jest do przesłania go stronom. Dyrektor może wówczas powołać się na ten protokół bezskutecznej mediacji składając pozew.

Jeśli dojdzie do zawarcia ugody, w interesie dyrektora jest wystąpienie z wnioskiem o jej zatwierdzenie przez sąd. W przeciwnym razie ugoda będzie miała wyłącznie charakter umowy cywilnoprawnej. Jeżeli druga strona przestanie realizować jej postanowienia, wówczas niemożliwa będzie jej realizacja na drodze postępowania egzekucyjnego. Jeżeli postanowienia zawarte w ugodzie nadają się do wykonania w drodze egzekucji, zatwierdzenie jej przez sąd następuje w drodze opatrzenia jej klauzulą wykonalności. W przeciwnym razie (gdy postanowienia nie nadają się do wykonania w drodze egzekucji) zatwierdzenie następuje przez wydanie przez sąd postanowienia na posiedzeniu niejawnym. W momencie kiedy ugodzie nadana zostaje klauzula wykonalności, wówczas automatycznie uprawnia ona do egzekucji na identycznej zasadzie jak wyrok czy nakaz zapłaty. Dlatego ważne jest, żeby postanowienia zawarte w ugodzie były precyzyjne i zrozumiałe, co zminimalizuje ryzyko odmowy zatwierdzenia ugody przez sąd.

Ile kosztuje mediacja

Mediatora obowiązują stawki wynagrodzenia narzucone przez ustawodawcę. I tak w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi obecnie 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2.000 zł za całość postępowania mediacyjnego. W sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 złotych, a za każde kolejne – 100 złotych.

Mediacja ma ponadto wpływ na koszty procesu. Jeżeli sąd uzna, że postawa strony odmawiającej mediacji była niczym nieuzasadniona, może ją obciążyć kosztami mediacji. Co do zasady będą się one ograniczać do wynagrodzenia i wydatków poniesionych przez mediatora lub kosztów stawiennictwa strony na posiedzenie mediacyjne.

Jeżeli stronom da się wypracować ugodę zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych powodowi przysługiwał będzie zwrot 3/4 uiszczonej opłaty sądowej.

Zrozumiałe jest, że ze względu na fakt, iż mediacja jest instytucją stosunkowo nową i słabo zakorzenioną w polskim porządku prawnym, może ona budzić sprzeczne uczucia. Niemniej jednak każdy dyrektor instytucji kultury powinien chociaż raz skierować problematyczną sprawę do mediacji zamiast do sądu, bądź zgodzić się na mediację, gdy sprawa do sądu już trafi. Będzie mógł wtedy zweryfikować swoje poglądy na ten temat.

 

Anna Koźmińska
Autorka prowadzi kancelarię adwokacką w Toruniu, jest także mediatorem

 

Podstawa prawna
Art. 10 i art. 183 (1)–183 (15), art. 187 § 1 pkt 3 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1822).